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LAIO OS
Pacchetto

Spese

Contabilità passiva pensata per il controllo di gestione e per preparare i dati al fiduciario: fatture dei fornitori, costi fissi, note spese dei dipendenti, budget e IVA a monte.

Chi vuole sapere quanto esce, non solo quanto entra: costi, fatture fornitori, note spese.

7 moduli, 30 funzioni

Spese

Il registro di tutti i costi dell'azienda.

  • Lettura AI del giustificativoSi fotografa lo scontrino o si carica la fattura e l'intelligenza artificiale propone fornitore, importi, IVA, date e righe. Niente viene scritto prima che una persona abbia controllato e confermato; i dati letti in origine restano conservati per la revisione.
  • Tipi di spesaFattura fornitore, ricevuta o scontrino, nota spese, salari aggregati, oneri sociali, altro. Si decide quali sono registrabili dai dipendenti e quali richiedono il mese di competenza.
  • Registrazione completaFornitore, descrizione, data e numero documento, scadenza, importo, aliquota e quota IVA deducibile, categoria, centro di costo, metodo di pagamento, mese di competenza e note interne.
  • Righe di dettaglioPiù articoli per spesa, con quantità, prezzo unitario e IVA.
  • Classificazione contabile automaticaOgni scontrino finisce in una voce (benzina, pasti, viaggio, altro) e ogni fattura fornitore in un'altra (materiale, servizi, assicurazioni, altro). La voce arriva dalla lettura AI o da regole su fornitore, categoria e descrizione, e resta modificabile.
  • Workflow di approvazioneBozza, da approvare, approvata, pagata; oppure rifiutata con motivo, o annullata. Approva il proprietario o il manager; si può fissare una soglia sotto la quale le spese nascono già approvate.
  • Pagamenti e ratePagamento totale o parziale con data e metodo, residuo, storno dell'ultimo pagamento. Un acquisto a rate si dichiara alla registrazione e il gestionale crea le scadenze successive.
  • Riaddebito e rimborsoUna spesa si collega a un cliente per essere rifatturata; una nota spese segnala quanto va rimborsato al dipendente.
  • Giustificativi allegatiPDF o foto archiviati in area privata, conservazione dieci anni.
  • Dati del fornitore per pagareIBAN, QR-IBAN e riferimento QR riportati sulla spesa.
  • Export per la contabilitàRegistro del periodo in Excel e in CSV per il fiduciario, più il riepilogo dell'IVA a monte per trimestre.
Scheda spesa. Una spesa approvata: imputazione contabile, IVA deducibile, pagamenti e quello che la lettura AI ha trovato sullo scontrino.

Analisi contabile

La pagina della contabile: documenti passivi per voce, con i giustificativi sott'occhio.

  • Due visteScontrini (benzina, pasti, viaggio, altro) e fatture fornitori (materiale, servizi, assicurazioni, altro).
  • Riepilogo per voceUna card per voce con totale in CHF e numero di documenti; cliccandola filtra l'elenco sotto.
  • IndicatoriTotale analizzato, documenti da controllare (letti dall'AI o con campi incerti), scoperto totale e numero di fatture ancora da pagare, quanti scontrini hanno il giustificativo.
  • Giustificativi in lineaLe miniature nell'elenco, con anteprima a schermo intero, navigazione fra gli allegati, apertura e download.
  • FiltriTesto, periodo, voce contabile, metodo di pagamento, stato e collaboratore che ha registrato la spesa.
Analisi contabile. Documenti passivi raggruppati per voce contabile, con i giustificativi consultabili dall'elenco.

Scadenze

Lo scadenzario passivo.

  • In ordine di scadenzaLe spese da pagare con importi e residui, scadute in evidenza.
  • NotificaLa campanella avvisa delle spese in scadenza e di quelle da approvare.
Scadenze. Le spese da pagare in ordine di scadenza, con residuo e importi scaduti.

Costi ricorrenti

Affitto, assicurazioni, abbonamenti, leasing.

  • Piano ricorrenteFornitore, descrizione, importo, categoria, frequenza da settimanale ad annuale, anticipo di creazione, numero massimo di occorrenze o data di fine.
  • Generazione automaticaOgni mattina il gestionale crea la spesa dovuta.
  • ControlloGenera ora, metti in pausa, modifica, elimina.
Costi ricorrenti. Affitti, assicurazioni e abbonamenti che il gestionale ricrea alla scadenza.

Le mie note spese

Il lato del dipendente.

  • Registrazione dal telefonoPranzo, trasferta, materiale: foto dello scontrino dal browser o dall'app e, se serve, lettura AI.
  • Stato del rimborsoDa approvare, approvata, rifiutata con motivo, pagata.
Le mie note spese, dal telefono. Il dipendente fotografa lo scontrino e segue lo stato del rimborso.

Categorie e budget

Il piano dei costi dell'azienda.

  • Categorie di spesaCodice, nome, tipo (operativa, personale, finanziaria, investimento), IVA deducibile predefinita, conto contabile per il fiduciario e ordine. Arrivano già precompilate.
  • Centri di costoSedi, cantieri o reparti a cui imputare le spese.
  • Budget per categoriaImporto annuale o ripartizione mensile, per anno; alimenta il confronto fra budget e consuntivo.
Categorie e budget. Piano dei costi con conto contabile, IVA deducibile predefinita e budget annuale.

Fornitori

L'anagrafica di chi ti manda le fatture.

  • Dati completiAzienda, privato o ente pubblico; ragione sociale, referente, saluto, indirizzo, contatti, UID IVA CHE-…, IBAN, QR-IBAN e BIC.
  • Condizioni predefiniteGiorni di pagamento, metodo, categoria di spesa e valuta, applicati alle nuove spese.
  • Scheda fornitoreTutte le spese registrate per quel fornitore, con i totali.
  • RicercaPer nome, numero, città, email o UID.
Fornitori. Anagrafica fornitori con UID IVA, IBAN, condizioni di pagamento e spese collegate.

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